onOffice CRM Integration
Leads automatisch als Adresse in onOffice anlegen - inklusive Bewertungs-PDF, Dublettenprüfung und optionalem Objekt.
Zuletzt aktualisiert: 2026-09-02
Die onOffice-Integration legt jeden neuen Lead automatisch als Adresse in deinem onOffice-Account an — mit Kontaktdaten, Immobiliendaten und auf Wunsch der fertigen Bewertung als PDF.
Die Einrichtung läuft komplett in fluss.ai. Eine Freischaltung durch unser Team ist nicht mehr nötig.
Einrichtung
- Lege eine Automatisierung vom Typ CRM-Integration an
- Wähle als Anbieter onOffice
- Trage API-Token und API-Secret ein und klicke auf Verbindung testen
- Prüfe die Feld-Zuordnung — die Standardwerte entsprechen der Tabelle unten
- Speichere und hänge die Automatisierung an deinen Flow
Der Verbindungstest sagt dir sofort, ob Zugangsdaten und Adress-Zugriff funktionieren. Er liest einen einzelnen Datensatz und schreibt nichts in deinen onOffice-Account. Du kannst ihn jederzeit erneut ausführen, ohne die Zugangsdaten neu einzutippen.
Token und Secret werden verschlüsselt gespeichert und danach nicht mehr angezeigt. Beim Bearbeiten lässt du die Felder leer, um sie zu behalten, oder trägst einen neuen Wert ein, um sie zu ersetzen.
API-Zugangsdaten anlegen
- Melde dich in onOffice an
- Navigiere zu Extras → Einstellungen → API
- Lege einen API-Benutzer an
- Notiere Token und Secret
Das Secret wird in onOffice nur einmal angezeigt. Kopiere es direkt beim Anlegen — sonst musst du einen neuen API-Benutzer erstellen.
Der API-Benutzer braucht mindestens die Berechtigung zum Anlegen von Adressen. Für das Anhängen der Bewertung und das Anlegen von Objekten kommen die entsprechenden Rechte dazu.
Übertragene Felder
Diese Zuordnung ist voreingestellt und lässt sich frei anpassen. Links steht der Feldname in onOffice, rechts der Inhalt — mit {{ fügst du eine Variable ein.
| onOffice-Feld | Inhalt |
|---|---|
Anrede | {{Anrede}} |
Vorname | {{Vorname}} |
Name | {{Nachname}} |
email | {{email}} |
phone | {{phone}} |
Plz | {{PLZ}} |
Strasse | {{Straße}} |
Ort | {{Stadt}} |
Über Feld hinzufügen nimmst du weitere onOffice-Felder auf, Standard wiederherstellen setzt die Tabelle zurück.
Felder, die für einen Lead leer bleiben, werden weggelassen statt als „-“ geschrieben. In onOffice steht dann nichts drin — kein Platzhalter.
Welche Variablen dir zur Verfügung stehen, findest du in der Variablen-Referenz.
Optionen
Herkunft Kontakt
Setzt das Feld HerkunftKontakt an der Adresse. Der Wert muss einem in deinem onOffice-Account konfigurierten Eintrag entsprechen — über Optionen laden holst du dir die Liste direkt aus deinem Account. Ohne Auswahl wird keine Herkunft übermittelt.
Dubletten zusammenführen
Standardmäßig an. Kennt onOffice den Kontakt bereits, wird die vorhandene Adresse ergänzt, statt eine zweite anzulegen.
Der bestehende Kontakt wird dabei nie überschrieben. Was deine Kollegin von Hand eingetragen hat, bleibt stehen — auch wenn derselbe Eigentümer das Formular ein zweites Mal ausfüllt.
Bewertungs-PDF anhängen
Standardmäßig aus. Lädt die erzeugte Bewertung als Dokument zur Adresse hoch, benannt nach dem Muster Marktwertschaetzung-Mustermann-50667.pdf. Hat der Lead noch keine Bewertung, wird der Schritt übersprungen — die Adresse wird trotzdem angelegt.
Wenn die Bewertung mitkommen soll, hänge die CRM-Integration in der Automatisierungs-Reihenfolge hinter die Bewertungserstellung. Sonst läuft sie los, bevor es ein PDF gibt.
Auch die Immobilie anlegen
Legt die bewertete Immobilie zusätzlich als Objekt in onOffice an und verknüpft den Lead als Eigentümer. So landet die Bewertung in der Akquise und nicht nur in den Kontakten.
| onOffice-Feld | Inhalt |
|---|---|
objekttitel | {{Straße}}, {{PLZ}} {{Stadt}} |
nutzungsart | wohnen |
land | DEU |
strasse | {{StraßeOhneNummer}} |
hausnummer | {{Hausnummer}} |
plz | {{PLZ}} |
ort | {{Stadt}} |
wohnflaeche | {{WohnflächeZahl}} |
grundstuecksflaeche | {{GrundstücksflächeZahl}} |
anzahl_zimmer | {{Zimmeranzahl}} |
baujahr | {{Baujahr}} |
Angelegte Objekte werden nie veröffentlicht. Sie bleiben aus deiner Website und aus den Portalen heraus, bis du sie selbst veröffentlichst.
Die Option ist standardmäßig aus — dein Objektbestand gehört dir.
Voraussetzungen
- Aktives onOffice-Konto
- fluss.ai Pro oder höher (CRM-Integrationen sind ab dem Pro-Paket verfügbar)
- onOffice API-Token und API-Secret
Nach der Aktivierung werden alle neuen Leads übertragen. Bestehende Leads werden nicht nachträglich synchronisiert.
Fehlersuche
Der Verbindungstest schlägt fehl. Die Meldung kommt direkt von onOffice. Meist ist das Secret nicht vollständig kopiert, oder der API-Benutzer hat keine Berechtigung für Adressen.
Die Adresse wird angelegt, aber ein Feld bleibt leer. Prüfe die Schreibweise des onOffice-Feldnamens in der Zuordnung — onOffice unterscheidet Groß- und Kleinschreibung (Plz, nicht PLZ).
Die Herkunft wird nicht übernommen. Der Wert muss exakt einem in deinem Account konfigurierten Eintrag entsprechen. Lade die Optionen und wähle einen aus der Liste.
Das PDF fehlt. Die Bewertung existierte zum Zeitpunkt der Übertragung noch nicht. Verschiebe die CRM-Integration hinter die Bewertungserstellung.
Wenn du onOffice über eine eigene Automatisierung anbindest statt über
diese Integration: onOffice antwortet auch im Fehlerfall mit HTTP 200 und
schreibt den Fehler in den Body. Prüfe den Body, nicht nur den Status —
sonst sehen fehlgeschlagene Übertragungen wie Erfolge aus.
Bei Fragen zur Einrichtung kontaktiere unser Support-Team unter support@fluss.ai.